ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішенням зборів суддів
Добровеличківського районного суду
Кіровоградської області
Протокол № 19
від01вересня2015року
Засади
використання автоматизованої системи документообігу суду
в Добровеличківському районному суді Кіровоградської області
1. Загальні положення
1.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в
Добровеличківському районному суді Кіровоградської області (далі — Засади) за допомогоюавтоматизованої системи документообігу суду (далі — АСДС) визначають порядокфункціонування автоматизованої системи в Добровеличківськомурайонному судіКіровоградської області, урегулювання яких відповідно до Закону України “Просудоустрій і статус суддів” і Положення про автоматизовану систему документообігу суду(далі - Положення), затвердженим рішенням Ради суддів України № 2 від 02.04.2015 року,відноситься до повноважень зборів суддів Добровеличківськогорайонного суду Кіровоградськоїобласті.
1.2 Для функціонування КП «АСДС» в суді забезпечується :
своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про станрозгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей пронабрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостейдо Єдиного державного реєстру судових рішень;
своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її
користувачам;
захист інформації автоматизованої системи в суді;
інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, щовиникають під час використання автоматизованої системи.
1.3 КП «АСДС» забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки
інформації в суді, а саме :
реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, атакож внутрішніх документів суду;
- розподіл судових справ між суддями;
- взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх
документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи,
відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;
- фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а такожпередачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;
- реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;
- контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та
інформування головуючого судді та голови суду про закінчення цих строків;
- використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;
- оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;
- індексацію документів та їх контекстний пошук;
- виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставіданих, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобамиелектронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;
- зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованійсистемі;
- відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру
судових рішень;
- надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;
- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих,
аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системиінформації;
- передачу судових справ до електронного архіву;
- надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та
інформаційних систем інших державних органів і установ.
1.4 Користувачами КП «АСДС» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду,
технічний адміністратор, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказомабо розпорядженням керівника апарату суду.
1.5 Користувачі КП «АСДС» вносять до бази даних автоматизованої системи інформаціюв межах наданих їм прав.
1.6 Користувачі КП «АСДС» зобов’язані забезпечувати конфіденційність інформації,яка міститься в автоматизованій системі документообігу.
1.7 Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу судумає наслідком відповідальність, встановлену законом.
2. Реєстрація справ і матеріалів
2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і
опрацьовується працівниками апарату Добровеличківського районного суду Кіровоградськоїобласті, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їхфункціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день їїнадходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідноїкореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється вавтоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду іззазначенням причин встановлення такого терміну.
2.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій
системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та рухудокумента. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються Інструкцією зділоводства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судахміст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищомуспеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ.
2.2. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядкому відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системоюавтоматично.
3. Розподіл справ і матеріалів
3.1. Усі зареєстровані справи та матеріали, які підлягають розгляду суддями, щоденнорозподіляються, у разі їх наявності, за допомогою АСДС згідно Розділу 2.3. «Розподілсудових справ між суддями» Положення про автоматизовану систему документообігусуду (далі Положення).
3.2. Справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду, у разі їх наявності,
розподіляються одразу після їх реєстрації згідно підрозділу «Автоматизований розподілсудових справ між суддями» Розділу 2.3. «Розподіл судових справ між суддями»Положення.
3.3. Кожний робочий день о 08.00 годин і посадова особа суду, відповідальна за веденнякадрової роботи або особа, яка виконує його обов'язки, перед початком розподілу будь-яких справ і матеріалів, надає керівнику апарату суду інформацію про відсутніх наробочому місці суддів (довідка, доповідна, витяг з табелю) з вказівкою підстав відсутності(відпустка, відрядження, лікарняний тощо).
У разі невиходу судді на роботу з поважних причин або відсутність на робочому
місці певний час (лікарняний, тощо….), які будуть підтверджені документально, суддязобов’язаний до 08:30 дня невиходу на роботу або з моменту відсутності, повідомити проце особу суду, відповідальну за ведення кадрової роботи або особу, яка виконує йогообов’язки.
Невиконання суддею правил, визначених абзацом 2 п. 3.3. Засад позбавляє його
права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не єпідставою для їх повторного розподілу.
3.4. За вимогою голови суду, особа, відповідальна за автоматичний розподіл справ надаєголові суду довідку про перелік справ, які надійшли до суду та розподілені.
3.5. Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється виключно особою, відповідальною заавтоматичний розподіл справ.
3.6. Будь-який суддя (судді) мають право бути присутніми під час розподілу справ і
матеріалів.
3.7. Результат розподілу справ між суддями оформлюється в реєстрі розподілу справ іматеріалів, який формується автоматично за допомогою АСДС.
Реєстр розподілу справ і матеріалів роздруковується не рідше одного разу на день,скріплюється підписом керівника апарату суду або особою, відповідальною заавтоматичний розподіл справ.
3.8. Повторний розподіл справ і матеріалів, здійснюється з урахуванням вимог пунктів 3.1.- 3.7. Засад за розпорядженням керівника апарату суду.
3.9. На виконання пункту 2.3.17. Положення, з метою недопущення порушення строківрозгляду справи, можуть бути повторно розподілені за рішенням зборів суддів тарозпорядженням керівника апарату суду, з урахуванням пунктів 3.1. - 3.7. Засад, судовісправи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:
- припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя,
- звільнення його з посади судді.
- перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку,
- тимчасової непрацездатності головуючого судді, якщо її тривалість становить більшеніж 21 календарний день,
- тимчасової непрацездатності головуючого судді, у день відкриття лікарняного, якщонерозглянутими залишились справи і матеріали, зазначені у п. 3.2. Засад,
- відсторонення судді від посади.
3.10. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
- за два місяці до закінчення повноважень судді;
- за чотирнадцять днів , якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);
- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше
чотирнадцяти календарних днів;
- у період відпустки судді;
- за один робочий день до відрядження, якщо тривалість відрядження становить більшеодного дня (за три робочі дні, якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;
- під час тимчасової непрацездатності судді;
- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, дляучасті у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування. Вищоїради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду).
- у дні перебування судді на навчанні, підвищення кваліфікації, участі у семінарськихзаняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, вищої ради юстиції тощо безвідбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у разі перебування судді у нарадчій кімнаті більше 8 (восьми) годин, за попередньоюзаявою судді на ім’я керівника апарату суду;
- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддяабо брати участь у розгляді судових справ.
4. Особливості розподілу окремих категорій справ.
4.1. Справи після скасування заочних рішень, заяви про роз’яснення рішень, заяви провиправлення описок в судових рішеннях та інших заяв в порядку виконання рішень поархівним справам розподіляти раніше визначеному судді у справі, із застосуванням«Протоколу розподілу (не автоматично)».
4.2. У випадку необхідності розгляду заяв та матеріалів, які відповідно до законодавствапідлягають реєстрації, розподілу та розгляду в скорочені терміни – здійснювати їхреєстрацію, автоматичний розподіл та розгляд в неробочі дні у разі виникнення такихобставин.
4.3. У випадку неможливості здійснювати судочинство слідчим суддею (відпустка,
лікарняний, відрядження, тощо) не розподіляються відносно даного судді судові справивідповідно до п.2.3.3., але строк в який не розподіляються судові справи до настання(відпустки, відрядження, тощо….) скоротити:
- за чотирнадцять днів , якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);
- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше
чотирнадцяти календарних днів;
- за один робочий день до відрядження якщо тривалість відрядження становить більшеодного дня (за три робочі дні, якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;
- інших випадках - розподіл матеріалів, які підлягають розгляду «негайно» здійснюється слідчим суддею, із застосуванням «Протоколу розподілу (не автоматично)» до настання (відпустки, відрядження, тощо …).
5. Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх чи малолітніх
5.1. Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнімчи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів.
6. Слідчі судді
6.1. Слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманнямправ, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченомупроцесуальним законом, обираються зборами суддів строком , що не може перевищувати трьох років.
6.2. У разі неможливості виконання обов’язків слідчого судді (у зв’язку з перебуванням чергового слідчого судді на лікарняному, відпустці або з інших поважних причин) його функції виконує судя, визначений зборами суддів.
7. Коефіцієнт форми участі
7.1. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи розраховується згідно Положення.
8. Особливості розподілу справ у разі виконання суддею інших повноважень, непов’язаних із здійсненням правосуддя
8.1. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання нимінших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя визначається окремимрішенням зборів суддів.
Введення зменшуючого коефіцієнту у зазначених межах допускається виключно
рішенням зборів суддів.
9. Керівник апарату суду
10.1. Керівник апарату суду щоквартально звітує перед зборами суддів з питань
функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судовихсправ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.
10.2. Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо станунавантаження на кожного суддю.
10.3 Керівник апарату подає голові суду щомісячно інформацію про надходження справ таматеріалів до суду та стану їх розгляду.
10. Відповідальність
11.1. Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли
вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками судувідповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності.
11. Знеструмлення електромережі суду
12.1 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютернихпрограм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонуванняавтоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами,складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує йогообов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповіднихобставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізнішенаступного робочого дня, що настає після усунення обставин.
12.2 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладнопісля налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день післяусунення обставин.
12.3 У разі настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованоїсистеми, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метоюнедопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані звиборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодореалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжногозаходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпеченнякримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житлатощо) здійснюється з урахуванням графіку, затвердженого головою суду, шляхомвипадкового визначення головуючого (складу суду) по справі.
12.4 Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюютьфункціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситьсяпередбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація іззазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходженнякореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.
_03_03.png)
